Porque transformar sua planilha Excel num software (sistema)?



Que o Excel, software de planilha eletrônica tão comum hoje nas empresas, é uma fantástica ferramenta de cálculo e análise de dados, ninguém duvida.


Mas será que é indicada para desenvolvimento de software?


Porque existem tantos “sistemas” construídos nesta plataforma da Microsoft ? Tanto em empresas grandes quanto pequenas, o que ocorre é que algum usuário, normalmente bom conhecedor do Excel, acaba criando “informalmente” um controle, devido a uma necessidade específica, uma forma de automatizar algumas rotinas, e sendo comum e excelente auxiliar, o Excel, na maioria das vezes é a plataforma escolhida.

 


Excel Software sob Medida


Normalmente são controles feitos à margem de outros softwares existentes no mundo corporativo, por exemplo, ERP, CRM, servindo para determinadas funções que softwares prontos não contemplam, ou mesmo pela inexistência de um departamento de TI para desenvolver o software ou a não disponibilidade de tempo desta mesma  área.


Mas se a questão foi resolvida pelo uso da solução em Excel, qual seria o problema ou consequências desta forma de uso?


Digamos que o usuário que criou a “planilha” deixe a empresa. Ele era especialista em determinado assunto na corporação. Certo, ele deixou a planilha para uso da empresa, mas suponhamos que existam “novas demandas” a serem incorporadas! Como resolver isso?


A utilização da(s) planilha(s) requer uma série de passos/procedimentos que só o usuário criador tem conhecimento (foi tudo feito informalmente, não existe manual de utilização). Novamente esbarra-se no problema do “usuário especialista em área / assunto que criou a solução”;

 

A solução funciona mas pode não ser tão simples de manter. Isso ocorre quando o processo envolve diversos arquivos, vinculações, importação, análise de dados, classificações, exportações, etc.


Software Excel Sistema


E qual seria a desvantagem de usar o Excel como solução de software e em contrapartida, a vantagem desta migração / conversão / transformação da planilha Excel num programa / software / sistema?


falta de consistência das informações digitadas na planilha. Um software criado sob medida corrigiria esta lacuna;


Problemas na atualização das informações. A falta ou atraso podem comprometer a informação disponibilizada. Sistemas personalizados podem emitir aviso(s) neste sentido;


falta de padronização / uniformidade nos dados em planilhas podem comprometer a extração de dados. Como vantagem inegável do software a agilidade na recuperação da informação, fundamentais para o pleno funcionamento do negócio;


uma planilha pode ser simplesmente copiada num pendrive, ou mesmo enviada por email. Isso pode ocasionar vazamento de informações importantes. Num sistema, pode-se controlar o acesso, e o que cada usuário pode visualizar e editar;


suponhamos que um gerente precisa de um determinado relatório, ou que um vendedor precisa acessar o contato de um cliente. Se não estiver organizada, esta informação pode demandar muito tempo ou nunca ser encontrada. Num software, com a organização correta, estes dados podem ser acessados rapidamente;


O Excel não foi projetado inicialmente para ser utilizado como banco de dados. Existem casos de planilhas que, de tanta informação que contém, levam imensos minutos para abrirem. Mais uma vez um sistema viria contemplar esta opção, pois o acesso à informação é feito de forma indexada, e por vezes, bastante rápida.


Caso necessite deste serviço de migração / conversão de planilhas, podemos ajuda-lo em:

Requisitos do sistema a ser implantado;


Importação dos dados contidos nas planilhas Excel para o novo sistema;


Criação de software sob medida, com os recursos que sua empresa necessita. Como consultores, já participamos de projetos envolvendo criação de sistemas a partir do Excel. Para maiores detalhes e um orçamento gratuito, basta enviar uma mensagem a partir da página de contato.